Основные приемы работы с электронными таблицами
Как уже было сказано, достаточно большой объем работы с авторскими правами можно провести с использованием типовых офисных программ, к примеру MS Excel или MS Access. Автор данной статьи является закоренелым последователем свободного программного обеспечения и поэтому использует открытые решения в своей работе: Open Office, Libre Office, Star Office, Gnumeric, AbiWord - все эти программы достойны отдельного упоминания, поскольку позволяют взглянуть на мир свободно, отдельно от государственных монополий, корпораций и корпоративных монстров. На эту тему непременно нужно написать отдельную статью, но сейчас мы вернёмся к технической стороне вопроса и рассмотрим типовые операции, которые возникают при обработке данных в области авторского права.
- Одной из основных типовых операций в авторском праве является корректное формирование списка произведений вместе с авторами и авторскими долями в электронной таблице. В зависимости от задач, авторские доли могут записываться и обрабатываться единой суммой, но гораздо правильнее учитывать их раздельно. К примеру так, как показано на рисунке:
Основной проблемой при формировании такого списка является исключение повторений. Полные повторения легко можно исключить типовыми операциями "Удалить повторения" или "Свернуть таблицу", а вот частичные совпадения так просто не удалить - это этого придётся писать макрос или специальную подпрограмму на Visual Basic (VBA).
-
Другой распространенной операцией в авторском праве является сверка - т.е. проверка двух и более списков на совпадения, подстановка значений из одного списка в другой и т.п. Если такие операции производятся по фиксированному полю - то такие они решаются использованием встроенной функции ВПР() (или функцией VLOOKUP в OpenOffice). К сожалению, более сложные задачи подстановки по нескольким полям, или по частичному совпадению - решаются уже только в рамках программирования.
-
Еще одной необходимой техникой в обработке электронных таблиц является фильтрация. 90% процентов задач, требующих фильтрации решаются применением соответствующей функции MS Excel (OpenOffice), однако есть еще 10% задач, которые требуют более изощренной тактики - к примеру, фильтрование по условию, фильтрование внутри ячейки и т.д.
-
Другим немаловажным задач является класс статистических операций - подсчитать сумму, подсчитать количество, провести числовой анализ и построить график. Эти типовые задачи весьма хорошо реализованы в MS Excel (OpenOffice), и добавить какие-то сложные варианты здесь не получится.
Что не умеют делать электронные таблицы или делают это плохо
-
К сожалению, электронные таблицы всегда дают только "плоское" представление информации - реальные случаи, когда авторские доли проходят по цепочке передачи, или когда существуют взаимозависимости между видами использования и территориями распространения, а также любые другие задачи, образующие древовидную информационную структуру - в MS Excel решаются плохо, а без соответствующих навыков не решаются вовсе
-
Нечеткий поиск. Крайне важная и обособленная функция в процессе обработки авторских долей, поскольку никакая реальная проверка прав и сопоставление списков не обходится без нечеткого поиска. Нечеткий поиск можно реализовать подпрограммами Visual Basic - но он будет работать крайне медленно и неэффективно.
-
Обработка больших объемов данных. Всем известно, что если в табличке MS Excel будет более 100000 строк, то дальше работа с такой таблицей превратится в настоящее мучение - таблица будет тормозить, мигать экраном, не реагировать на клики мышки. Но это - всего лишь типичный объем списка произведений. Если же регистрировать отдельно каждую авторскую долю в своей строке - то потребуется 1 млн строк и более, и тогда табличку Excel придётся разбивать на листы, файлы, что резко замедляет работу.
-
Хранение истории. Эта область для которой электронные таблицы просто не созданы, - для этого созданы базы данных. Использование электронных таблиц в какой-то мере позволяет решать текущие задачи, но для формирования адекватной, непротиворечивой и целостной истории всей работы они не предназначены, поскольку не сохраняют версий, предоставляют возможность легкого и быстрого изменения данных, не обеспечивают коллективный доступ к единому пространству данных